Sari la conținut

Soluţii pentru organizarea unor şedinţe eficiente la birou

De obicei discuţiile în cadrul companiei degenerează, iar asta duce la prelungirea timpului pe care angajaţii îl petrec în sala de şedinţă. Aşa că cei prezenţi pleacă nedumeriţi, iar unii chiar nu mai reuşesc să îşi îndeplinească toate îndatoririle de serviciu din cauza orelor petrecute în şedinţe. Aşa că este foarte importantă aplicarea unei strategii clare de organizare a acestora, iar asta se poate face în câţiva paşi.

În mai toate companiile, organizarea şedinţelor face parte din sarcinile zilnice. În mod normal, prin intermediul acestor întâniri angajaţii şi şefii pot pune la bătaie planurile de dezvoltare ale companiei sau discută despre implementarea unor noi proiecte. Dar, pe cât de importante sunt sedinţele, pe atât de distructive pot fi în final.

Marian Opriş, partener Ascendis: „Durata ar trebui să fie de maximum 50 minute pentru aceste şedinţe, avem companii care au stabilit ca durată 30 de minute şi este vorba despre companii multinaţionale unde şedinţele sunt inclusiv cu oameni din alte ţări şi se poate”.

Irosirea timpului este una dintre cele mai comune concluzii ale şedinţelor din cadrul marilor companii. Aşa că cel mai important este ca şefii să urmeze mai mulţi paşi când stabilesc organizarea unei şedinţe pentru a avea rezultate.

În primul rând trebuie să pună pe hârtie toate problemele pe care urmează să le discute cu participanţii, după care să trimită un e-mail acestora cu programul şedinţei şi subiectele ce vor fi discutate. Astfel se economiseşte timp.

Ar fi indicat ca la şedinţă toată lumea să vină cu o agendă în mână, fără telefoane inteligente sau tablete care să le distragă atenţia. Important este ca lista subiectelor pe care ar trebui să le discute să fie respectată, astfel se evită degenerarea discuţiilor. Este la fel de important ca informaţiile comunicate să fie clare şi concise.

În plus, cel mai bine este ca şedinţele să fie organizate în prima parte a zilei pentru că atunci angajaţii proactivi se pot concentra mai bine. Specialiştii sunt de părere că ora ideală pentru organizarea şedinței este 11.00.

De multe ori însă toate acestea nu sunt luate în calcul de şefii din cadrul companiilor, iar cei care suferă de mania şedinţelor nu reuşesc decât să facă risipă de resurse. Mai ales că în majoritatea companiilor din România durata medie a acestora este de două ore.