Sari la conținut

Cât timp pierd angajații cu e-mailuri și ședințe inutile

Companiile au picat în capcana colaborării de dragul colaborării. Angajaţii din birouri pierd un sfert din orele de lucru pe e-mail, plus alte câteva ore pe lună în şedinţe. De cele mai multe ori mailurile se trimit în masă, deci şi angajaţilor care nu sunt vizaţi de vreun anunţ; iar şedinţele se fac cu grupuri prea mari şi se întind prea mult timp. Economia americană pierde 650 de miliarde de dolari pe an de pe urma abuzului de e-mail, iar economia britanică, 32 de miliarde din cauza şedinţelor ineficiente. Unele corporaţii încearcă să mai taie timpul pierdut, însă de cele mai multe ori colaborarea vecină cu absurdul nu e o problemă de sine stătătoare, ci un simpton al unei boli mai grave.

În urmă cu câţiva ani, căsuţa medie de e-mail era populată în proporţie de 58% cu mesaje neimportante, arată compania de management a mesageriei Sanebox. Acum ponderea lor e şi mai mare - 62% e-mailuri neimportante şi doar 38% e-mailuri care au un rost.

Comunicarea este din ce în ce mai ineficientă. Şi asta pentru că şi organizaţiile sunt mai complexe. Odată ce o companie creşte în dimensiuni, îşi extinde şi paleta de produse, vizează noi pieţe şi noi tipuri de consumatori. Numărul de directori explodează, iar fiecare decizie trebuie să treacă prin mai multe straturi de management. De aici şi ping-pongul cu e-mailuri şi întâlnirile lungi şi dese.

O structură mai complicată cere procese mai complicate, aşa că soluţia nu e simplificarea procesului, ci simplificarea structurii.

DIGI PIERDERI BANI-01

Harvard Business Review dă exemplul celui mai mare producător de bere din lume. ABInbev a luat naştere din unirea a două companii rezultate la rândul lor din fuziunea altor companii din Belgia, Statele Unite, Brazilia şi China. În 2008, când toate au ajuns sub acelaşi acoperiş, un număr mare de directori au fost daţi afară. Straturi întregi de management au dispărut cu totul, tocmai pentru a aplatiza ierarhia.

Aceeaşi poveste şi la Dell. În medie, de fiecare dată când îi vindea un produs unei alte companii, erau implicaţi 11 angajaţi Dell. Personalul de la vânzări discuta cu tehnicienii şi cu departamentul care se ocupa de fiecare produs în parte. După restructurări, numărul angajaţilor implicaţi în fiecare vânzare a scăzut la jumătate, iar productivitatea a crescut.

Însă nu toate companiile mari gândesc la fel. Compania de cercetare Bain a analizat 300 de corporaţii şi-a aflat că cele mai productive dintre ele pierd cu 50% mai puţin timp cu interacţiunile inutile comparativ cu rivalii lor. În ani, ineficienţa comunicării poate face diferenţa dintre companiile performante şi cele rămase în urmă.

Asta pentru că timpul pierdut pe colaborarea inutilă generează alt timp pierdut.

De fiecare dată când trimite un e-mail, angajatul are nevoie de de 10-20 de ori mai mult timp decât a durat trimiterea mesajului pentru a reveni la sarcina de serviciu, arată compania de management al bazelor de date BaseX. Cu alte cuvinte, după fiecare întrerupere de un minut mai trec încă 10-20 de minute până angajatul se întoarce la muncă. Asta dacă nu e întrerupt din nou.

Citiți și: Câți kilometri face angajatul român de la birou până la imprimantă și înapoi