Digitalizarea proceselor de HR, un subiect în trend chiar și pentru companiile de IT 

Foto cover Digi_testimonial Tremend Articol sustinut de certSIGN

Ultimul an a însemnat schimbări majore peste tot în lume, iar pandemia ne-a făcut sau forțat, mai bine zis, să regândim modul în care lucrăm, învățăm, socializăm și așa mai departe. Să ne reorganizăm viața, cu un minim de interacțiune fizică.

Ceea ce ne ajută practic să depășim și să minimizăm efectele negative ale restricțiilor impuse de pandemie sunt instrumentele digitale, iar semnătura electronică calificată este prima soluție pentru continuarea activității, fără a interacționa fizic cu partenerii, clienții sau angajații instituțiilor statului.

Paperless flowSIGN este soluția certSIGN de semnare electronică la distanță, cu valoare legală, conform Regulamentului European eIDAS 910/2014, dezvoltată de certSIGN, prin care se pot defini fluxuri de semnare electronică a documentelor.

Setarile tale privind cookie-urile nu permit afisarea continutul din aceasta sectiune. Poti actualiza setarile modulelor coookie direct din browser sau de aici – e nevoie sa accepti cookie-urile social media

Multe companii au ales să se digitalizeze complet sau parțial, încă dinainte de a apărea aceste dificultăți, iar pe aceștia pandemia i-a găsit cumva ”pregătiți”. Alții au apelat la aceste soluții ulterior, iar pentru că implementarea este extrem de rapidă și facilă, au intrat imediat în ritm.

Tremend, una dintre cele mai dinamice companii de pe piața de tehnologie, cu prezență la nivel internațional și experiență de peste 15 ani în furnizarea de servicii de software engineering și consultanță, a luat decizia de a digitaliza operațiunile departamentului HR. Pentru implementarea semnăturii electronice calificate, compania a ales serviciul Paperless flowSIGN, oferit de certSIGN.
Nevoia de digitalizare a proceselor din cadrul departamentului de resurse umane a venit ca urmare a feedback-ului pozitiv primit din partea clienților care utilizau deja acest serviciu certSIGN, integrat de Tremend în platformele pe care le dezvoltă și implementează terților.

Având o creștere continuă a numărului de angajați în ultima perioadă, procesele din cadrul departamentului de resurse umane al Tremend ar fi fost mult îngreunate dacă acestea ar fi fost derulate fără instrumentele de digitalizare, mai ales în contextul pandemiei.

Prin intermediul flowSIGN, toate contractele de muncă, anexele, cererile etc se semnează electronic, la distanță, fără a mai fi necesară prezența fizică.

Un alt aspect extrem de important este, de asemenea, arhivarea electronică, care reduce enorm nu doar consumul de hârtie, ci și costurile. În departamentul HR majoritatea documentelor trebuie arhivate pentru perioade lungi de timp, unele dintre ele chiar până la 75 de ani, ceea ce pentru o arhivă fizică presupune costuri mari cu depozitarea în condiții speciale, consum de hârtie, acces greoi la documente.

La întrebarea: Cum s-a schimbat activitatea de business după implementarea Paperless flowSIGN, Ștefan Pătra, VP Financial Services Tremend, a răspuns:

”Ar fi trei zone care cred eu că au fost îmbunătățite. Prima ar fi reducerea timpilor – în fluxul de semnare a unui document s-a redus timpul, s-au accelerat procesele, iar durata end to end a unui astfel de flux s-a redus considerabil, realizându-se aproape instant. A doua ar fi faptul să s-au înlăturat o mulțime de erori operaționale, cum ar fi că s-a deteriorat un contract sau un act adițional, că nu are toate semnăturile pe fiecare pagină. A treia, care ține de cost – s-au înlăturat o mulțime de costuri cu consumabilele, cu arhivarea, esențială în zona de HR, unde ești obligat să ții documentele chiar 50-70 de ani, apoi s-au redus costurile legate de transport.”

A devenit necesară înlocuirea procesului de lungă durată și ineficient bazat tipărire și semnare fizică a documentelor din departamentul de Resurse umane, cu un proces electronic care să faciliteze nu doar semnarea rapidă a documentelor de angajare, ci și pentru a câștiga timp, flexibilitate și a reduce costurile. Potrivit studiului “Electronic Signature - the Gateway to Digitization”, realizat de IDC, majoritatea companiilor consideră că digitalizarea bazată pe noile tehnologii reprezintă principalul factor care ar putea duce la îmbunătățirea eficienței afacerii. Cel mai important beneficiu identificat de respondenţi este reducerea costurilor operaţionale cu până la 47%.

Soluția Paperless flowSIGN se aplică extrem de ușor atât pentru documentele interne, cum ar fi cele de resurse umane, cât și pentru cele cu colaboratorii externi, cum ar fi contractele, anexele, declarațiile etc cu clienții, partenerii sau instituțiile statului.

Totul se se realizează într-o platformă on-line în care documentelor încărcate acolo li se stabilește traseul de semnare, iar ulterior, după ce au fost semnate, fiecare semnatar își poate descărca exemplarul său. Toate actele semnate în această aplicație au valoare legală, deoarece semnăturile cu certificat calificat care se utilizează au valoare de semnătură olografă.

Mobilitatea, una dintre cele mai importante caracteristici ale flowSIGN, permite semnarea oricărui tip de document de pe orice dispozitiv, fie că este vorba despre stația de lucru, tableta sau telefonul mobil.

Pe lângă toate avantajele și specificațiile serviciului flowSIGN, rămân, de asemenea, toate atuurile fluxurilor electronice: nu se consumă hârtie, tuș pentru imprimantă, nu există costuri cu transmiterea documentelor în original pentru a fi semnate și de către parteneri, nu se consumă timp cu toată această gestiune, iar costurile scad considerabil față de tot ce însemnă semnarea olografă a tuturor documentelor dintr-o companie.

Partenerii noștri
Confidenţialitatea ta este importantă pentru noi. Vrem să fim transparenţi și să îţi oferim posibilitatea să accepţi cookie-urile în funcţie de preferinţele tale.
De ce cookie-uri? Le utilizăm pentru a optimiza funcţionalitatea site-ului web, a îmbunătăţi experienţa de navigare, a se integra cu reţele de socializare şi a afişa reclame relevante pentru interesele tale. Prin clic pe butonul "DA, ACCEPT" accepţi utilizarea modulelor cookie. Îţi poţi totodată schimba preferinţele privind modulele cookie.
Da, accept
Modific setările
Alegerea dumneavoastră privind modulele cookie de pe acest site
Aceste cookies sunt strict necesare pentru funcţionarea site-ului și nu necesită acordul vizitatorilor site-ului, fiind activate automat.
- Afișarea secţiunilor site-ului - Reţinerea preferinţelor personale (inclusiv în ceea ce privește cookie-urile) - Reţinerea datelor de logare (cu excepţia logării printr-o platformă terţă, vezi mai jos) - Dacă este cazul, reţinerea coșului de cumpărături și reţinerea progresului unei comenzi
Companie Domeniu Politica de confidenţialitate
RCS&RDS S.A. digi24.ro Vezi politica de confidenţialitate
cmp_level, prv_level, m2digi24ro, stickyCookie
Studiu de Audienţă și Trafic Internet (prin CXENSE) brat.ro
cX_S, cX_P, cX_T
Google IDE google.com Vezi politica de confidenţialitate
IDE
Vă rugăm să alegeţi care dintre fişierele cookie de mai jos doriţi să fie utilizate în ce vă priveşte.
Aceste module cookie ne permit să analizăm modul de folosire a paginii web, putând astfel să ne adaptăm necesității userului prin îmbunătățirea permanentă a website-ului nostru.
- Analiza traficului pe site: câţi vizitatori, din ce arie geografică, de pe ce terminal, cu ce browser, etc, ne vizitează - A/B testing pentru optimizarea layoutului site-ului - Analiza perioadei de timp petrecute de fiecare vizitator pe paginile noastre web - Solicitarea de feedback despre anumite părţi ale site-ului
Companie Domeniu Politica de confidenţialitate
Google Analytics google.com Vezi politica de confidenţialitate
_ga, _gid, _gat, AMP_TOKEN, _gac_<property-id>, __utma, __utm, __utmb, __utmc, __utmz, __utmv
Aceste module cookie vă permit să vă conectaţi la reţelele de socializare preferate și să interacţionaţi cu alţi utilizatori.
- Interacţiuni social media (like & share) - Posibilitatea de a te loga în cont folosind o platformă terţă (Facebook, Google, etc) - Rularea conţinutului din platforme terţe (youtube, soundcloud, etc)
Companie Domeniu Politica de confidenţialitate
Facebook facebook.com Vezi politica de confidenţialitate
a11y, act, csm, P, presence, s, x-referer, xs, dpr, datr, fr, c_user
Youtube youtube.com Vezi politica de confidenţialitate
GED_PLAYLIST_ACTIVITY,APISID, GEUP, HSID, LOGIN_INFO, NID, PREF, SAPISID, SID, SSID, SIDCC, T9S2P.resume, VISITOR_INFO1_LIVE, YSC, dkv, s_gl, wide
Twitter twitter.com Vezi politica de confidenţialitate
_twitter_sess, auth_token, lang, twid, eu_cn, personalization_id, syndication_guest_id, tfw_exp
Instagram instagram.com Vezi politica de confidenţialitate
csrftoken, ds_user_id, ig_did, ig_cb, mcd, mid, rur, shbid, shbts, urlgen
Aceste module cookie sunt folosite de noi și alte entităţi pentru a vă oferi publicitate relevantă intereselor dumneavoastră, atât în cadrul site-ului nostru, cât și în afara acestuia.
- Oferirea de publicitate în site adaptată concluziilor pe care le tragem despre tine în funcţie de istoricul navigării tale în site și, în unele cazuri, în funcţie de profilul pe care îl creăm despre tine. Facem acest lucru pentru a menţine site-ul profitabil, în așa fel încât să nu percepem o taxă de accesare a site-ului de la cei care îl vizitează. - Chiar dacă astfel de module cookie nu sunt utilizate, te rugăm să reţii că ţi se vor afişa reclame pe site-ul nostru, dar acestea nu vor fi adaptate intereselor tale. Aceste reclame pot să fie adaptate în funcţie de conţinutul paginii.
Companie Domeniu Politica de confidenţialitate
CXENSE cxense.com Vezi politica de confidenţialitate
gcks, gckp, _cX_segmentInfo, cx_profile_timeout, cx_profile_data
Google DFP google.com Vezi politica de confidenţialitate
__gads, id, NID, SID, ANID, IDE, DSID, FLC, AID, TAID, exchange_uid, uid, _ssum, test_cookie, 1P_JAR, APISID, evid_0046, evid_0046-synced
Trimite
Vezi politica de confidențialitate