10 provocări dominante pentru afacerile din România în perioada post-izolare și cum pot fi depășite cu sistemele ERP

Articol redactat de Georgian Roșu, General Manager Pluriva

”Perioadă post - izolare”, ”noul normal”, ”perioadă de revenire economică”, ”perioadă post-pandemie”: Orice termen am folosi pentru a desemna această perioadă, este incontestabil că pentru afacerile românești urmează luni de zile de incertitudine. Companiile din România au de gestionat provocări noi, cum nu au mai existat până acum. Precauția este cuvântul cheie care gestionează comportamentul multor oameni, atât consumatori cât și persoane de decizie din companii.

1. Măsuri sporite de protecție pentru siguranța angajaților, a clienților și a furnizorilor

Firmele caută în perioada aceasta soluții pentru ca angajații să lucreze într-un număr cât mai mare de la distanță. Scopul este eliminarea riscului ca oamenii să contracteze virusul în drum spre birou în mijloacele de transport, la locul de muncă sau în pauza de masă. Ideal este ca doar angajații care manipulează produse sau care trebuie să se întâlnească cu clienții să vină la birou, restul să lucreze de la distanță. Pentru angajații care sunt nevoiți să vină la birou pentru că nu pot lucra de la distanță, trebuie implementate măsuri de distanțare socială și de spațiu între oameni. Organizarea programului pe ture sau pe zile, în care o parte din angajați să vină la birou și alții nu vin, necesită o foarte bună planificare a activității oamenilor. Angajaților care lucrează de la distanță firma trebuie să le asigure accesul la instrumentele necesare pentru a fi productivi.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Sistemele software integrate de tip ERP livrate în cloud clienților, asigură utilizatorilor mobilitatea de care au nevoie pentru a lucra de la distanță. Folosind orice dispozitiv conectat la Internet, laptop, telefon sau tabletă, utilizatorii se conectează în mod securizat la datele din cloud despre afacerea lor și încep să lucreze, devin productivi imediat. Cu excepția celor care manipulează marfa, toți angajații pot lucra de la distanță în sistemul ERP . Se conectează în aplicație pe bază de nume de utilizator și parolă și au acces la informațiile alocate potrivit rolului din firmă. Modulele de HR & Payroll permit planificarea eficientă pe intervale de lucru. Cei care doresc să implementeze un mod de lucru combinat, atât de la distanță cât și de la birou, se vor organiza astfel încât la birou să fie în fiecare zi angajații potriviți.

2. Productivitatea angajaților care lucrează de la distanță

Cum te asiguri că toți angajații care lucrează de acasă sunt productivi, își fac treaba, își îndeplinesc obiectivele, lucrează ca o echipă și comunică între ei? Cum faci să depășești problemele referitoare la faptul că oamenii nu sunt împreună, ci fiecare în altă locație?

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Informația internă devine mai valoroasă atunci când angajații lucrează de la distanță, pentru că nu mai ai cum să te duci să întrebi verbal ceea ce vrei să știi de la persoana în măsură să răspundă. Informațiile despre afacere, prețuri, contracte, facturi, vânzări, încasări ar trebui să fie în sistemul ERP, pentru ca oamenii să le poată accesa, conform rolului atribuit în organizație. Pentru comunicarea între angajați există sistem intern de notificări prin email. Pe fluxurile de lucru implementate în ERP, atunci când o persoană și-a finalizat partea de care este responsabilă, ceilalți implicați pe flux sunt notificați automat de sistemul ERP. Se elimină astfel nevoia de comunicare prin telefon, email sau directă, întrucât informațiile sunt disponibile în aplicație. Sistemele soft integrate ERP permit un mod de lucru pe bază de proiect, cu sarcini, responsabili și termene clare. Indicatorii de performanță sunt utilizați pentru stabilirea unor obiective clare ale echipelor și angajaților. Oamenii știu ce au de făcut, știu ce obiective au de îndeplinit și pot vedea progresul în timp real în ERP.

3. Pregătirea afacerii pentru posibilul val al doilea al pandemiei

Vânzările online din România vor crește cu 28% în acest an față de 2019 și vor ajunge la o pondere de 12% în retailul total - potrivit unui studiu publicat recent. Perioada de izolare la domiciliu din primăvară a însemnat un avânt foarte spectaculos pentru vânzările online. Afacerile pe care criza virusului le-a prins fără nicio prezență în mediul online, doresc să se pregătească pentru un eventual al doilea val al pandemiei. În cazul în care se va impune o nouă izolare la domiciliu estimată pentru toamnă, vor să fie pregătiți să vândă online clienților. Lansarea unei platforme eCommerce poate fi o mișcare profitabilă chiar și în lipsa unui eventual ”val doi”, întrucât a crescut oricum preferința românilor pentru cumpărături online.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Sistemele ERP performante includ componente pentru automatizarea vânzărilor online pe diferite canale. Aplicațiile ERP se integrează cu platformele eCommerce și oferă o comunicare bidirecțională între sisteme. Pe website sunt afișate stocurile de produse disponibile în aplicație, iar comenzile online ajung în ERP pentru a fi gestionate și livrate pe lanțul logistic. Sistemele ERP se integrează și cu platformele de vânzări online de tip marketplace, ce permit vânzarea online a produselor chiar și în lipsa unui website propriu. Aplicațiile de acest tip stau la baza construirii unor strategii de vânzări online multichannel. Permit gestionarea mai multor canale de vânzări simultan din aceeași platformă.

4. Credit control și recuperare debite clienți

Riscurile financiare crescute sunt specifice perioadelor de incertitudine, în care companiile au un comportament imprevizibil. Cresc riscurile de neîncasare a facturilor emise și de insolvență în rândul clienților. Chiar și companiile stabile financiar pot fi afectate de intrarea într-o astfel de spirală: Facturi neîncasate -- > Imposibilitatea de a plăti furnizorii -- > Imposibilitatea de a livra către clienții buni platnici -- > Reducerea vânzărilor -- > Scăderea cifrei de afaceri. Preocuparea pentru reducerea riscului financiar consumă cea mai mare parte din energia managerilor – în lipsa unor instrumente software eficiente. Companiile au nevoie de mecanisme de credit control pentru a reduce cât mai mult expunerea riscantă în relația cu clienții debitori. În astfel de situații sunt foarte utile inclusiv instrumentele de tip CRM, cu ajutorul cărora managerii să urmărească efortul de recuperare a datoriilor. Urmărirea fluxurilor de numerar este o altă activitate ce consumă mult timp în lipsa instrumentelor automate de lucru.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Sistemele ERP oferă instrumente foarte eficiente de credit control și de reducere a riscului, cum ar fi implementarea unor politici comerciale prudente care să interzică vânzările noi către cei care au acumulat facturi neplătite mai mari decât o anumită valoare (limită de credit) sau cu o vechime mai mare decât un anumit număr de zile (zile de grație). Clienții respectivi devin blocați la facturare și nu li se mai poate vinde nimic până nu achită soldul sau până nu îi deblochează un manager printr-o operație specială efectuată în ERP. Blocarea automată a clienților datornici este eficientă pentru orice tip de companie, din orice domeniu de activitate. În cazul unui client blocat pentru datorii neplătite mult timp, utilizatorii ERP nu își vor putea gestiona activitățile efectuate cu acești clienți datornici. Foarte eficiente sunt și notificările automate trimise prin email clienților și consultanților de vânzări cu privire la apropierea și depășirea scadenței pentru facturi. Sistemul ERP oferă mecanisme de urmărire a fluxului de numerar și de calcul al disponibilității financiare la o anumită dată, inclusiv în viitor. În relația cu clienții debitori există module de recuperare datorii și de evidențiere a progresului conform discuțiilor avute cu aceștia.

5. Extinderea veniturilor prin deschiderea de noi canale de vânzare

Managerii sunt preocupați în această perioadă de identificarea oportunităților pentru a extinde veniturile afacerii. Fie că vânzările au fost afectate sau nu de pandemie, preocuparea antreprenorilor este să-și protejeze cât mai bine afacerea prin extinderea canalelor și metodelor de vânzare. În lipsa unui sistem software de tip ERP, strategiile de extindere a vânzărilor multichannel se lovesc de obstacole tehnice și logistice.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Sistemele software de tip ERP oferă instrumentele necesare pentru organizarea și controlul politicii de vânzare multichannel. Cu ajutorul modulelor ERP administrezi fluxurile de aprovizionare, gestiune stocuri, livrare comenzi, facturare și încasare pentru vânzările realizate pe diverse canale: Distribuție, Vânzări online pe website propriu, SFA – vânzare cu agenți (Sales Force Automation), Vânzări online prin platforme marketplace, call center pentru vânzări prin telefon, EDI (Electronic Data Interchange) sau retail. Aplicațiile de acest tip oferă funcționalități pentru administrarea tranzacțiilor pe fiecare canal de vânzare în parte. Din platforma ERP, canalele de vânzări sunt administrate unitar, ceea ce oferă avantajul generării unor rapoarte integrate de vânzări.

6. Utilizarea la maximum a facilităților fiscale oferite companiilor din România în această perioadă

În România, la fel ca în toate țările din Uniunea Europeană, au fost lansate proiecte de susținere financiară pentru companiile afectate de criza Covid. Pentru următoarele luni au fost anunțate și alte pachete de facilități fiscale pentru companii. Măsurile vizează prioritar anumite domenii de activitate, cum ar fi turismul, dar există și măsuri aplicate pentru toate tipurile de companii, cum ar fi bonusuri pentru plata anticipată a taxelor. Antreprenorii au nevoie să știe cum ar putea beneficia de măsuri și care sunt avantajele și dezavantajele dacă aplică o anumită facilitate. În cazul în care decid să folosească un beneficiu fiscal sau să aplice, de exemplu, pentru un proiect cu fonduri europene, trebuie să-și pregătească rapid toată documentația necesară. Este util în acest sens un program informatic din care să extragă raportările cerute pentru depunerea dosarului. În cazul unui volum mare de muncă, durează mult să obții documentele necesare.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Utilizatorii sistemului ERP își extrag automat din aplicație rapoartele, cum ar fi situațiile financiare solicitate, balanța, bilanțul – documente cerute pentru completarea și depunerea dosarelor. Prin natura lor, programele ERP sunt folosite zilnic de utilizatorii care operează documente. Astfel, sistemele ERP oferă agilitate și viteză în efortul de obținere a rapoartelor necesare în dosarele pentru facilități fiscale.

7. Multitudine de modificări legislative cu impact fiscal – în special în zona de salarizare

Anul 2020 a debutat cu obișnuitele modificări ale salariului minim brut pe economie și a declarației 112, cu eliminarea suprataxării contractelor part-time, însă, odată cu intrarea în starea de alertă și ulterior în starea de urgență, modificările legislative cu impact asupra modului de calcul al veniturilor angajaților au avut o dinamică foarte mare.

Ce schimbări au avut loc:

• Zile libere părinți - în cuantum de maximum 75% din salariul mediu brut pe economie;

• Documentația privind recuperarea sumelor pentru zilele libere ale părinților;

• Șomaj tehnic - statul acoperind o sumă egală cu 75% din salariul mediu brut pe economie;

• Calculul separat de statul de plata a taxelor aferente șomajului tehnic;

• Documentația specifică pentru șomajul tehnic prin platforma aici.gov.ro;

• Declarația 112 - raportarea veniturilor din luna curentă, fără a include șomajul tehnic din luna curentă, plus șomajul tehnic din luna anterioară;

• Telemunca și munca la domiciliu - au avut o creștere exponențială în această perioadă și a necesitat încheierea unui volum foarte mare de acte adiționale dar și raportarea acestora în programul REVISAL.

Provocările antreprenorilor sunt pe de-o parte să țină pasul cu aceste modificări, iar pe de altă parte să poată răspunde rapid cerințelor și să le pună în practică în cel mai scurt timp.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Componentele de resurse umane și salarizare ale aplicațiilor software de tip ERP oferă funcționalități pentru implementarea rapidă a noutăților legislative în cadrul afacerii. Aceste aplicații dispun de echipe interne și de colaboratori care studiază permanent toate actele normative noi și le transpun în funcționalități care actualizează programele informatice. Utilizatorii beneficiază de instrumentele necesare pentru a aplica rapid noutățile, la scurt timp după publicarea lor. Toată această perioadă a arătat care sunt de fapt avantajele unor soluții software corecte și complexe, cum sunt cele ERP. Această perioadă ne-a demonstrat încă odată că adoptarea unor astfel de soluții poate ajuta antreprenorii în luarea celor mai bune decizii în timp real, ajută companiile să fie pregatite pentru astfel de perioade, asigurând în același timp departamentelor de resurse umane și salarizare confortul, ușurința de utilizare și garanția modificărilor legislative corecte.

8. Accesul la rapoarte și analize care să arate direcția în care se îndreaptă afacerea, pentru luarea deciziilor corecte

În aceste săptămâni este mai important ca niciodată pentru antreprenori să aibă acces la rapoarte și analize despre evoluția afacerii, cu date la zi. În condițiile acestea de incertitudine din România și din întreaga lume, rapoartele financiare, de vânzări, de achiziții sau de stocuri reprezintă baza pentru luarea deciziilor de business. În lipsa unui sistem informatic integrat, aceste rapoarte sunt foarte greu de obținut. Pentru a lua deciziile corecte, managementul are nevoie de informații în timp real.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Soluțiile de Business Intelligence ce funcționează împreună cu sistemele ERP oferă accesul la rapoarte, analize, situații și grafice necesare pentru a lua deciziile potrivite. Pe măsură ce utilizatorii ERP din diferite departamente, cum ar fi vânzări, achiziții, contabilitate sau HR înregistrează date în aplicație, acestea actualizează automat analizele de Business Intelligence. Decizii foarte frecvente în această perioadă, cum ar fi: extinderea gamei de produse vândute, căutarea de noi furnizori, renunțarea la linii de business și categorii de produse, toate au nevoie de suport decizional foarte precis.

9. Eficientizarea costurilor cu stocurile de marfă

În această perioadă volatilă a crescut riscul blocării resurselor financiare în stocuri de marfă greu de vândut. Din totalul costurilor unei afaceri, costurile cu marfa au o pondere de aproximativ 28%. Banii blocați în stocuri greu de vândut pe termen scurt și mediu pot conduce la riscuri de perturbare a activității operaționale a firmei, cum ar fi lipsă de cash pentru plata furnizorilor, a angajaților sau pentru extinderea afacerii. O altă provocare pentru afacerile din România o constituie perturbările lanțurilor internaționale de aprovizionare: fabrici închise temporar sau benzi de producție care și-au schimbat în această perioadă obiectul de activitate.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: Necesarul de aprovizionare calculat din sistemul ERP eficientizează investițiile în stocurile de marfă. De exemplu, banii de achiziție sunt realocați către produsele care se vând mai bine. Se reduce timpul consumat pentru a calcula necesarul de aprovizionare către furnizori: analiza automată a vanzarilor pentru fiecare produs în parte și evaluarea prețurilor și a condițiilor comerciale de la furnizori. Calculul automat al Necesarului de Aprovizionare la Furnizori se realizează pe baza următorilor parametri cheie: Viteza Medie Zilnică a Vânzărilor (VMZV), Stocul curent, Zile aprovizionare, Durată livrare, Sezon, Stoc minim, Comenzi nerecepționate, Cantitate optimă de aprovizionare.

10. Automatizarea fluxurilor de business

Ce procese repetitive, consumatoare de timp, care necesită prezența angajaților la birou se pot automatiza într-o firmă din România? Fluxurile manuale de lucru ce depind la fiecare pas de intervenția umană blochează productivitatea companiilor mai ales în această perioadă în care angajații lucrează de acasă. Managerii sunt reticenți în a începe un proiect de automatizare în această perioadă, întrucât se tem că proiectul ar putea să nu fie dus la bun sfârșit.

Rezolvarea propusă de sistemul informatic ERP: În domeniul distribuției, prin automatizarea fluxurilor de preluare, procesare și livrare comenzi, companiile reduc la minimum intervalul de timp dintre primirea comenzii client și încasarea facturii. În livrarea de servicii, automatizarea proceselor înseamnă productivitate maximă pentru angajați. Toate taskurile repetitive, consumatoare de timp, se automatizează, iar angajații devin astfel mai productivi. În eCommerce, automatizare înseamnă că întreg fluxul de primire comandă, aprovizionare furnizori, pregătire colete, livrare și încasare este automatizat, iar intervenția umană este redusă la minimum. Companiile de eCommerce reușesc astfel să livreze într-un timp mai scurt, cu mai puține erori.

Afaceri de zeci de milioane de euro, cu mii de angajați, se bazează în activitatea de zi cu zi pe soluțiile Pluriva ERP. Distribuție, producție, retail, servicii, contabilitate, resurse umane, echipamente și alimentație – acestea sunt principalele domenii în care își desfășoară activitatea clienții noștri. Pluriva ERP este un sistem integrat de gestiune a afacerii utilizat de peste 1.300 de firme din România pentru a controla, organiza și optimiza următoarele procese de business: aprovizionare, depozitare, ofertare, vânzare, livrare, încasare, gestionare parc auto, strategii comerciale, producție și management de proiect.